为举办一场完美的活动，活动策划者要整理制作出《活动流程控制表》、《工作人员表》、《演员嘉宾表》、《物料信息表》、《参会人员表》、《任务分工表》、《活动费用表》等一堆表格，把活动流程中涉及的人员、物料、事项一一细化分解到每一张表里去。会展公司
而这些表格很多都是相互关联的，整理起来非常费时，尤其是活动议程调整后需要逐个表再一一修改、校对，很容易遗漏或出错，熬夜加班是家常便饭。同时策划团队间还存在表格不统一、沟通难、进度不透明、协调难、配合难等一系列痛点。
作为活动策划神器，“micetool活动策划助手” 正是为解决活动策划由来已久的痛点而来，弥补了行业空白，可以帮助活动策划者轻松管理活动中的人、事、物，协同各筹备组和供应商进度，完美支持各种活动场景，策划效率提升3倍以上，大大降低时间成本和人力成本！
为了最大程度上帮助活动策划同仁提高策划效率，“micetool活动策划助手” 精心搭建系统架构、设计每个操作细节。下面，就让小脉为您一一解密这些大杀技。
一、建立资源库
在活动三要素“人、事、物”中，每个活动策划者、企业都有自己相对固定的工作人员、合作供应商和常用物料，用于各个活动。为此，micetool活动策划助手在整个架构上，为活动策划者、企业分别搭建了“个人资源库”和“企业资源库”。
个人资源库与企业资源库的区别
资源库相当于仓库，这个仓库里的“工作人员”、“供应商”、“物料”可以被快速导入到多个活动中去，从而减少重复录入这些数据的痛苦。
二、团队协作
在“micetool活动策划助手”出现之前，一个活动所需的各种表格由活动负责人来整理制作，如果活动规模大的话，还会有其他部门、活动策划分别来梳理，这些表格格式不统一，很难统一，团队之间各自为战，很难整合和协作。
“micetool活动策划助手”的团队协作体现在四个方面：一是企业员工可以参与共建企业资源库；二是不同团队共同细化、梳理活动细节；三是可以导入甲乙双方或多方的工作人员、物料；四是参与筹备的所有成员可以查看自己负责的物料、任务分工，并标注筹备进度。
1、员工如何加入企业？
员工加入企业，先注册自己的账号，认证为个人，然后仅需由企业管理员在【企业员工库】中添加绑定即可。绑定完成后即可共建共享“企业工作人员库”、“企业供应商库”、“企业物料库”，一方面减少活动负责人工作量，另一方面丰富企业资源库数据。
企业中添加员工的操作步骤
2、员工、合作伙伴如何加入到活动策划中？
活动创建完成后，在【执行人员】版块内的“工作人员表”中，添加并绑定参与活动筹备的员工、合作伙伴，并授予“管理”或“协助”权限即可。如果是员工且已经在【企业员工库】中绑定过，那么在活动中心的工作人员表选择导入时就可以自动绑定了。
在活动内绑定工作人员
管理权限的工作人员可以进一步细化、丰富活动细节，从而减少活动负责人工作量。协助权限的工作人员可以查看活动细节，查看自己负责的物料、任务分工，并标注进度。
三、快速导入供应商、工作人员、物料
前面第一点里建的“资源库”，在创建活动后就能大派用场，在【活动中心】的供应商、工作人员、物料表中，只要依次选择导入即可。另外，如果库中的信息比较多，您可以在搜索框中输入拼音首字母或全称进行搜索。
如果您要添加的供应商、工作人员、物料还没在库里，不用急，您可以选择“新增并入库”，录入的信息会同时存入活动和资源库，再次减少重复录入工作量。
导入、新增工作人员操作图解，供应商、物料也类似
四、快速设置活动时间
在活动议程的起止时间的编辑功能中，除常规的时间设置外，您还可以像设置ppt动画的顺序一样，选择“与上一环节同时”或“上移环节之后，时长几分钟”。
时间编辑界面
五、快速设置活动细节
活动的每一个事项与议程中，需要把人员、事项、物料等每一个细节一一分解罗列出来，一来可以知道有哪些筹备工作，二来可以知道在活动执行过程中的每一个细节，从而确保活动过程完美顺利！
micetool活动策划助手的活动细节设置简单可靠，降低了使用门槛，即使是新人也能轻易上手。只需要点击鼠标选择负责人、工作人员、演员嘉宾、物料，其他的详细任务、礼仪、灯光、视频、音乐等各个细节按照格式要求录入即可。
活动细节操作图解
六、复制活动议程、事项
活动过程中有些议程和事项是类似的，为此micetool活动策划助手提供了“复制议程事项”功能，让创建议程更加轻松。
复制活动议程事项图解
点击表格最后一列“操作”里的复制图标，就可完美复制此条事项议程，包括细节设置里的每一个信息，只要稍加修改就会变成新的议程或事项。
七、调整活动场次、议程排序
变化是活动策划和筹备过程中的常态，micetool活动策划助手以不变应万变，可以自由调整议程顺序的功能，巧妙地解决了这个痛点。
活动议程排序操作图解
点击议程表格第一列“排序”中的编号下拉框，可方便、快速地调整事项议程的排序。如果您设置的时间是“与上一环节同时”或“上一环节之后“，那么选择“更新时间”后，活动中的议程起止时间会自动更新。
八、自动统计物料数量
一场活动中涉及的物料很多，活动规模越大物料数量越多，所以在手工整理物料表的时候需要在几个表中跳来跳去反复检查。在micetool活动策划助手里支持自动统计物料数量，小伙伴们再也不必把大量时间浪费在统计物料数量上了。
物料数量设置图解
物料数量的设置是在活动【细节设置】里，在这里设置好数量后，对应的“物料信息”表里就会自动统计。而且如果是“复用”的物料，也就是活动中重复使用的物料，如话筒等，则不会被重复累加。
九、自动统计活动费用
活动费用的预算和统计也是费时的工作，涉及的费用包括场地布置、配套服务、物料、演员嘉宾费用。在micetool活动策划助手里，您只要在对应的活动场次基础信息、演员嘉宾表和物料信息表中输入单项费用后，系统可以自动统计出这些费用，精确到“分”。
活动费用统计表
十、自动生成物料表、任务分工表
整理物料表尤其是任务分工表，是每一位活动策划者最头疼的事情，每梳理一次都是对身心的极大挑战。而今，micetool活动策划助手巧妙解决了这一问题，在“活动细节”和“物料信息”表中设置好工作人员后，即可自动归类，把每个人要准备的物料、处理的事情归纳分解的一清二楚。
筛选查看人员
在【物料信息】表、【任务分工】表里，活动管理员只要动动鼠标，下拉选择就可以马上查看所有人或每个工作人员负责的物料、任务分工。
十一、标注筹备进度
每个活动可以分解为众多事项，由多个部门、多个团队共同推进，但无法实时统计筹备进度，需要反复汇总，大大影响筹备和执行效率。在micetool活动策划助手里，工作人员可以查看自己负责的物料和任务分工，标注筹备进度。
十二、自动修改功能
在micetool活动策划助手中，各表格中的信息是互联互通的，修改某一信息后，对应的表格里都会自动修改，活动策划者再也不用一张一张表格去修改、反复核对，有效解决了信息遗漏、错误的老大难问题。
十三、开放式操作，自动保存，所见即所得
micetool活动策划助手中高度用户体验，编辑活动信息和细节的界面采用类似excel表格的开放式单元格，操作简便。最重要的是任何一次输入或修改后，系统就能自动保存，所见即所得。
十四、自动生成报表
为了方便汇报活动方案和筹备进度，以及在活动现场按图索骥，可以把【流程细节】、【工作人员】、【演员嘉宾】、【物料信息】、【活动费用】、【任务分工】生成报表预览，并导出pdf文件，方便打印成册。
报表导出界面
【报表导出】按钮在【活动中心】导航栏的最右侧，操作界面以弹框形式呈现，可以在其它任一表格处都可以点击打开，按钮风格也与前面特意做了区分。报表报出可以选择一张或多张表同时导出，而且物料清单和任务分工可以选择所有人或某个工作人员。使得负责人可以因人而异，针对不同工作人员导出不同的报表。
十五、支持手机随时随地查看和标注进度
移动互联网已进入5g时代，micetool活动策划助手当然也不会例外，攻城狮们正在加速研发适配手机版本，届时活动策划者可以随时随地查看活动信息，标注筹备进度。
“micetool活动策划助手”彻底颠覆了以往纯手工编制各类表格的方式，首开mice行业先河，填补了活动策划过程中缺乏自动化辅助工具的空白。同时，我们也热切期待您给我们更好地建议，帮助我们进一步优化系统功能，共同努力让活动策划效率越来越高！！！